ขายสด (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน)
การขายสด คือกระบวนการขายสินค้าที่ผู้ซื้อทำการชำระเงินทันที ไม่ต้องมีการให้เครดิตหรือผ่อนชำระ ซึ่งในกระบวนการนี้จะมีการออกเอกสารที่สำคัญทั้งหมดในครั้งเดียว
- ใบส่งของ เป็นเอกสารที่ใช้แสดงรายการสินค้าที่ถูกส่งให้กับลูกค้า โดยระบุจำนวนสินค้าและรายละเอียด เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่ได้รับว่าตรงตามคำสั่งซื้อหรือไม่
- ใบกำกับภาษี ออกเพื่อแสดงรายละเอียดการขายและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่เรียกเก็บจากลูกค้า เป็นเอกสารที่สำคัญตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร และสามารถนำไปใช้ในการคำนวณภาษีสำหรับผู้ขายและผู้ซื้อได้
- ใบเสร็จรับเงิน ใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่ามีการชำระเงินเรียบร้อยแล้ว โดยจะระบุยอดเงินที่ชำระ รายการสินค้า หรือบริการที่ซื้อขาย เพื่อให้ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายมีบันทึกที่ครบถ้วนในการบันทึกบัญชี
การขายสดจึงเป็นการทำธุรกรรมที่รวดเร็ว โดยลูกค้าจะได้รับสินค้าและเอกสารทั้งหมดทันทีหลังชำระเงิน ช่วยให้การทำบัญชีและติดตามการขายเป็นไปได้อย่างง่ายและมีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนการสร้างเอกสาร SRM
1. สร้างเอกสาร SRM
1
เข้าสู่เมนูเอกสารขายสด (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน)
เข้าไปที่เมนู Order to Cash และเลือกเมนู เอกสารขายสด (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน)
2
การเพิ่มเอกสารขายสด (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน)
เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงหน้าจอตามภาพตัวอย่าง หากต้องการเพิ่มเอกสารขายสด (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน) ให้คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม ตามที่แสดงในภาพ
3
รายละเอียดการเพิ่มเอกสารขายสด (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน)
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| วันที่เอกสาร | สามารถเลือกวันที่ของเอกสารสำหรับการบันทึกและข้อมูลจะไปแสดงในรายการต่างๆ |
| รหัสลูกค้า | สามารถเลือกรหัสลูกค้าได้ที่ช่องนี้ |
| ชื่อลูกค้า | ชื่อลูกค้าจะแสดงที่นี่หลังจากเลือกรหัสลูกค้า |
| กำหนดเครดิตเทอมล่วงหน้า | สำหรับใบแจ้งหนี้ใบกำกับภาษี สามารถเลือกได้ตั้งแต่ ไม่ระบุ, 7 วัน, 15 วัน, 30 วัน, 45 วัน และ 60 วัน เมื่อเลือกจำนวนวันแล้ว วันครบกำหนดจะแสดงขึ้นมาตามจำนวนวันที่ได้ระบุไว้แล้ว |
| ประเภทภาษี | สามารถเลือกได้ 7% , 1.5% , 10% , ไม่มี vat และ 0% |
| vat แยกนอก | N =เอกสารใบนี้ มีภาษีมูลค่าเพิ่มรวมอยู่ในราคาของสินค้า Y=เอกสารใบนี้มีภาษีมูลค่าเพิ่มแยกออกมาจากราคาสินค้า |
| หน่วยเงิน | โดยสามารถเปลี่ยนสกุลเงินได้จากตรงนี้โดยมีให้เลือกได้ 3 สกุลเงิน คือ THB , USD , MMK |
| พนักงาน/โปรเจ็ค | สามารถเลือกชื่อพนักงานและชื่อโปรเจ็คได้ |
| คลัง | สามารถเลือกคลังได้ที่นี่ |
| หมายเหตุ | ระบุคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนี้ |
| รหัสสินค้า | รหัสประจำตัวของสินค้าหรือบริการ ซึ่งใช้เพื่อระบุสินค้าอย่างชัดเจน |
| ชื่อสินค้า/บริการ | ชื่อของสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| รายละเอียดสินค้า | เป็นฟิลด์ที่แสดงข้อมูลเชิงลึกของสินค้าหรือบริการ |
| จำนวน | ระบุจำนวนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| หน่วยนับ | ระบุหน่วยนับที่ใช้ในการสั่งซื้อ |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาในแต่ละหน่วยของสินค้าที่สั่งซื้อ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| WHT% | กรณีที่ค่าใช้จ่ายบางรายการมี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในอัตราที่ต่างกัน กรอกอัตราที่ถูกต้องลงในช่องนี้ |
| ราคารวม | ราคารวมของสินค้าหรือบริการในแต่ละรายการ ซึ่งรวม VAT แล้ว โดยคำนวณจากราคาต่อหน่วย * จำนวน + VAT |
| ส่วนลด | ระบุเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินส่วนลด |
| มูลค่าส่วนลด | คำนวณมูลค่าส่วนลดทั้งหมด |
| VAT Table | แสดงมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับรายการ |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม | คำนวณมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่มจากรายการสินค้า |
| ยอดชำระ | ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระหลังจากรวมส่วนลดและภาษี |
| การชำระเงิน | ฟิลด์นี้ใช้ระบุวิธีการชำระเงินที่ลูกค้าต้องการใช้ในการทำธุรกรรม โดยสามารถเลือกจากตัวเลือกที่กำหนดไว้ |
| เงินสด | เลือกตัวเลือกนี้หากการชำระเงินทำด้วยเงินสด |
| บัตรเครดิต | เลือกตัวเลือกนี้หากการชำระเงินทำด้วยบัตรเครดิต |
| โอน | เลือกตัวเลือกนี้หากการชำระเงินทำด้วยการโอนเงินผ่านธนาคาร |
4
เพิ่มรายการสินค้า
เพิ่มรายการสินค้าได้โดยคลิกที่ เพิ่มรายการ
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| รหัสสินค้า | สามารถเลือกดึงสินค้าจากฐานข้อมูลที่ทำการเพิ่มไว้ก่อนหน้าได้ |
| ราคาต่อหน่วย | สามมารถแก้ไขราคาสินค้าต่อหน่วยได้ที่ช่องนี้ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| WHT% | กรณีที่ค่าใช้จ่ายบางรายการมี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในอัตราที่ต่างกัน กรอกอัตราที่ถูกต้องลงในช่องนี้ |
2. สร้างเอกสาร SRM โดยค้นหาจากเอกสาร SO
1
ค้นหาเอกสาร SO
กดปุ่ม ค้นหาเอกสาร SO เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูลใบสั่งซื้อจากระบบ หลังจากกดค้นหา ระบบจะแสดงรายการเอกสารขายสด (SRM) ที่มีอยู่ พร้อมกับรายละเอียดจากเอกสารที่เคยบันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามต้องการ
2
บันทึกเอกสาร
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
3
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อลูกค้า ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
3. Import เอกสาร SRM เข้าระบบ Daccount
1
เข้าสู่เมนู Import File
คลิกที่เมนู Import File
2
การเตรียมไฟล์ CSV สำหรับ Import
คุณต้องดาวน์โหลดไฟล์ CSV สองประเภทสำหรับการนำเข้าเอกสาร SRM
- formatImport_STD_for_Daccount_SRM_vatitem.csv ใช้ในการนำเข้าข้อมูลเกี่ยวกับใบกำกับภาษีและรายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- formatImport_STD_for_Daccount_SRMPayment.csv ใช้ในการนำเข้าข้อมูลการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับใบกำกับภาษี
3
รายละเอียดของคอลลัมน์ในไฟล์ CSV
jj
คอลลัมน์ในไฟล์ formatImport_STD_for_Daccount_SRM_vatitem.csv
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| COMPANY_CODE | รหัสบริษัท (ให้ใส่ @01) |
| ORGANIZE_CODE | รหัสบริษัทที่เข้าทำงาน |
| อีเมลที่ทำการ import | |
| ลำดับ | จัดลำดับข้อมูลรายละเอียดสินค้า/บริการ ถ้าเป็นเอกสารเดียวกันให้ใช้ลำดับเดียวกัน |
| รหัสเอกสาร | รหัสของเอกสาร |
| วันที่เอกสาร | วันที่เอกสาร (DD/MM/YYYY) |
| วันที่ยื่นภาษี | วันที่ยื่นภาษี (DD/MM/YYYY) |
| วันที่ครบกำหนด | วันที่ครบกำหนดชำระ (DD/MM/YYYY) |
| เลขที่อ้างอิง | เลขใบกำกับภาษี |
| รหัสลูกค้า | โปรดกรอกรหัสลูกค้า หากไม่มีรหัสให้ใส่ 0000000000000 |
| ชื่อลูกค้า | ชื่อลูกค้า |
| เลขผู้เสียภาษีของลูกค้า | เลขผู้เสียภาษีของลูกค้า |
| รหัสสาขาของลูกค้า | รหัสสาขาของลูกค้า |
| ชื่อสาขาของลูกค้า | ชื่อสาขาของลูกค้า |
| เครดิตเทอมของลูกค้า | เครดิตเทอมของลูกค้า |
| สกุลเงิน | โปรดระบุรหัสสกุลเงิน โดยใช้ 1 สำหรับ THB และ 2 สำหรับ USD |
| อัตราแลกเปลี่ยน | อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา |
| ประเภทภาษี | โปรดระบุประเภทภาษี เช่น 1 = 7%, 2 = 1.5%, 3 = 0%, 4 = ไม่มี VAT, 5 = 10%, x = vatitem |
| รูปแบบภาษี | โปรดเลือกวิธีการคำนวณภาษี โดยใช้ N สำหรับแยกภาษี และ Y สำหรับรวมภาษี |
| ส่วนลดเป็นจำนวนเงิน | ส่วนลดทั้งบิล |
| มูลค่าสินค้าไม่รวม VAT | มูลค่าสินค้าไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| มูลค่า VAT | มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| ประเภท | โปรดระบุประเภทของรายการ โดยใช้ 1 สำหรับสินค้า และ 3 สำหรับบริการ |
| รหัสบาร์โค้ดสินค้า | รหัสบาร์โค้ดสินค้า |
| รหัสสินค้า | รหัสสินค้า |
| ชื่อสินค้า | ชื่อสินค้า |
| จำนวน | จำนวนสินค้า |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาต่อหน่วย |
| หน่วยนับ | หน่วยนับของสินค้า |
| ส่วนลดแต่ละรายการสินค้า | ส่วนลดของแต่ละรายการ |
| รายละเอียดสินค้า | รายละเอียดของสินค้า |
| หมายเหตุ | หมายเหตุที่หัวเอกสาร |
| ประเภทภาษี (เฉพาะสำหรับฟีเจอร์ VAT ระดับรายการสินค้า) | โปรดระบุประเภทภาษี เช่น 1 = 7%, 2 = 1.5%, 3 = 0%, 4 = ไม่มี VAT, 5 = 10% |
| มูลค่า VAT (เฉพาะสำหรับฟีเจอร์ VAT ระดับรายการสินค้า) | กรอกมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับสินค้ารายการนั้น |
- คอลลัมน์ในไฟล์ formatImport_STD_for_Daccount_SRMPayment.csv
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| COMPANY_CODE | รหัสบริษัท |
| ORGANIZE_CODE | รหัสหน่วยงาน |
| อีเมลที่ใช้ในการนำเข้าข้อมูล | |
| ประเภทเอกสารใบเสร็จที่อ้างอิงถึง | ระบุประเภทเอกสารใบเสร็จที่อ้างอิงถึง เช่น เลขที่อ้างอิง หรือ เลขที่ใบกำกับภาษี |
| ประเภทชำระเงิน | ระบุวิธีการชำระเงิน: Cash = เงินสด, Transfer = โอนเงิน, CreditCard = ชำระด้วยบัตรเครดิต |
| หมายเลขบัตร/บัญชี | หมายเลขบัตร หรือ หมายเลขบัญชี (ใช้ในกรณีเงินโอน หรือชำระด้วยบัตรเครดิต) |
| ยอดเงินที่ตัดชำระ | จำนวนเงินที่ทำการตัดชำระ |
4
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ระบบ
- กดปุ่ม
Upload Dataเพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้าสู่ระบบ (ไฟล์จะต้องอยู่ในรูปแบบ .csv และจัดรูปแบบตามที่กำหนด) - โปรดตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนก่อนดำเนินการนำเข้า เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
- เมื่อเลือกไฟล์เรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม
Import Dataเพื่อเริ่มกระบวนการนำเข้าข้อมูล - ระบบจะแสดงผลการนำเข้าข้อมูลและสถานะของการดำเนินการ
5
การนำเข้าข้อมูลเสร็จสมบูรณ์
- โปรดตรวจสอบข้อมูลเพื่อยืนยันว่ากระบวนการนำเข้าข้อมูลเสร็จสมบูรณ์และถูกต้องตามที่ต้องการ
การแก้ไขปัญหาเบื้องต้น:
- หากมีข้อผิดพลาดในการนำเข้า โปรดตรวจสอบรูปแบบของวันที่ให้เป็น DD/MM/YYYY และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลภาษี
- ตรวจสอบว่าข้อมูลที่จำเป็น เช่น รหัสลูกค้า, ชื่อลูกค้า, หรือยอดเงินนั้นมีการกรอกครบถ้วนและถูกต้อง