คู่มือการจัดการรายการสินค้า
ขั้นตอนการเพิ่มสินค้า
การเพิ่มสินค้าผ่านระบบ
1
เข้าสู่เมนูการจัดการสินค้า
เข้าไปที่เมนู Master File และเลือกเมนู เพิ่มและแก้ไข รายชื่อสินค้า และวัตถุดิบ
2
เลือกประเภทของรายการ
ผู้ใช้งานสามารถเลือกประเภทของสินค้าที่ต้องการเพิ่มได้ตามนี้
- สินค้า ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปที่จะขายให้ลูกค้า
- บริการ งานบริการ เช่น ซ่อมแซม, บริการออกแบบ เป็นต้น
- วัตถุดิบ วัตถุดิบหรือชิ้นส่วนที่ใช้ในการผลิตสินค้าสำเร็จรูป
3
กรอกข้อมูลสินค้า
เมื่อเลือกประเภทแล้ว ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลสินค้าให้ครบถ้วน
- สำหรับขาย เลือกหากสินค้านี้มีไว้สำหรับการขายให้กับลูกค้า
- สำหรับซื้อ เลือกหากสินค้านี้มีไว้สำหรับการซื้อจากซัพพลายเออร์หรือเพื่อใช้ในกระบวนการภายใน
- สำหรับเช่า เลือกหากสินค้านี้จะให้บริการเช่าแทนการขาย
- เปิดใช้งาน เลือกหากสินค้านี้จะเริ่มใช้งานในระบบทันที
- ลบรายการ เลือกหากต้องการลบสินค้าหรือยกเลิกการใช้งานสินค้าตัวนี้ในระบบ
- บาร์โค้ด (บันทึกแล้วห้ามแก้) หมายถึงรหัสบาร์โค้ดของสินค้า หากได้มีการบันทึกไปแล้ว ฟิลด์นี้จะไม่สามารถแก้ไขได้ในภายหลัง
- รหัสสินค้า (Product Code) ฟิลด์ที่ใช้ใส่รหัสสินค้าเฉพาะที่ใช้ระบุตัวสินค้านี้ในระบบ โดยทั่วไปจะไม่สามารถซ้ำกับสินค้าตัวอื่น
- ชื่อสินค้า (Product Name) ชื่อเรียกของสินค้าที่จะใช้ในระบบ ซึ่งเป็นชื่อที่อธิบายตัวสินค้านั้นได้อย่างชัดเจน
- ชื่อสินค้าภาษาอังกฤษ (Product Name in English) ชื่อสินค้าในรูปแบบภาษาอังกฤษ ซึ่งเหมาะสำหรับระบบที่มีการใช้งานสองภาษา หรือใช้ในกรณีที่ต้องการบันทึกชื่อสินค้าที่เป็นสากล
- กลุ่มสินค้า (Product Group) ใช้ในการจัดหมวดหมู่สินค้า เช่น กลุ่มสินค้าอิเล็กทรอนิกส์, เสื้อผ้า, หรือวัสดุก่อสร้าง เพื่อให้สามารถจัดการสินค้าตามประเภทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- รายละเอียดสินค้า (Product Description) ฟิลด์ที่ใช้สำหรับใส่รายละเอียดหรือข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้า เช่น ขนาด, คุณสมบัติ, สเปก หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสินค้า
- หน่วยขาย (Unit of Sale) ฟิลด์นี้ใช้สำหรับกำหนดหน่วยที่ใช้ในการขายสินค้านั้น เช่น ชิ้น, กล่อง, กิโลกรัม ซึ่งจะถูกแสดงในใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคา
- หน่วยซื้อ (Unit of Purchase) ฟิลด์นี้ใช้สำหรับกำหนดหน่วยที่ใช้ในการซื้อสินค้า เช่น ชิ้น, ลัง, แพ็ค ในกรณีที่การซื้ออาจแตกต่างจากหน่วยที่ใช้ขาย
- ราคาทุน (Cost Price) ราคาที่ใช้ในการคำนวณต้นทุนหรือราคาที่บริษัทซื้อสินค้านั้นมา ฟิลด์นี้สำคัญสำหรับการคำนวณกำไร/ขาดทุน
- ราคาขาย (Selling Price) ราคาที่บริษัทขายสินค้าให้กับลูกค้า ฟิลด์นี้จะถูกใช้ในการออกใบแจ้งหนี้และคำนวณรายได้จากการขาย
4
บันทึกข้อมูล
- ตรวจสอบข้อมูลสินค้าที่กรอกว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ - คลิกที่ปุ่ม
บันทึกเพื่อทำการบันทึกสินค้าลงในระบบ
5
ตรวจสอบสินค้าที่เพิ่มแล้ว
หลังจากบันทึกแล้ว ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบข้อมูลสินค้าที่เพิ่มไว้ได้ที่หน้ารายการสินค้า โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
- ไปที่เมนู
รายการสินค้าในโปรแกรม - ตรวจสอบชื่อสินค้าและรายละเอียดต่าง ๆ ที่ปรากฏบนหน้าจอ
คำแนะนำเพิ่มเติม:
- ตรวจสอบรหัสสินค้าให้แน่ใจว่าไม่ซ้ำกับสินค้าที่มีอยู่แล้ว - สำหรับสินค้าที่มีหลายรุ่นหรือแบบ แนะนำให้ใช้หมวดหมู่สินค้าช่วยในการจัดการ - ในกรณีที่เป็นบริการ ไม่จำเป็นต้องใส่จำนวนสต็อก แต่ต้องกำหนดราคาและรายละเอียดการให้บริการให้ครบถ้วน
การเพิ่มสินค้าด้วย .csv file
1
เข้าสู่เมนู import สินค้า
2
ดาวน์โหลด Template
ทำการดาวน์โหลด Template สำหรับการ Import รายการสินค้า 
3
ตัวอย่าง file import
ทำการดาวน์โหลด Template สำหรับการ Import รายการสินค้า
รายละเอียดฟิลด์ในไฟล์ CSV
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| รหัสบริษัท | รหัสบริษัทที่ใช้ในระบบ เช่น @01 |
| Org Code | ORG Code เช่น @daccountdemo |
| อีเมลที่ใช้ในการลงทะเบียนองค์กรในระบบบัญชี | |
| ประเภทสินค้า | ประเภทของสินค้า: 1 = สินค้า, 2 = วัตถุดิบ, 3 = บริการ |
| รหัสสินค้า | รหัสเฉพาะสำหรับสินค้าแต่ละรายการที่ใช้ระบุในระบบบัญชี |
| รหัสบาร์โค้ด | รหัสบาร์โค้ดของสินค้า (ถ้าไม่มีให้เว้นว่างได้) |
| ชื่อสินค้า | ชื่อสินค้าที่ระบุในระบบ (เป็นภาษาท้องถิ่นหรือภาษาไทย) |
| ชื่อสินค้าภาษาอังกฤษ | ชื่อสินค้าภาษาอังกฤษ (สำหรับใช้ในกรณีที่ทำธุรกิจระหว่างประเทศ) |
| กลุ่มสินค้า | หมวดหมู่สินค้าที่จัดกลุ่ม เช่น "Mouse", "Keyboard", หรือ "Service" |
| ต้นทุนสินค้า | ต้นทุนสินค้าต่อหน่วยที่บันทึกไว้ |
| ราคาขายสินค้า | ราคาที่ขายสินค้าต่อหน่วย |
| หน่วยนับซื้อ | หน่วยนับที่ใช้ในการซื้อ เช่น "Unit", "Time" |
| หน่วยนับขาย | หน่วยนับที่ใช้ในการขาย เช่น "Unit", "Time" |
| ผู้ซื้อผู้ขาย | ระบุว่าสินค้านี้สำหรับซื้อหรือขายหรือไม่: 1 = สำหรับซื้อ, 2 = สำหรับขาย, 3 = สำหรับซื้อและขาย, 4 = สำหรับเช่า |
| รายละเอียด | ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้า เช่น คุณลักษณะ, ฟังก์ชันการทำงาน, หรือคุณสมบัติต่าง ๆ |
| สินค้ายอดยกมาหรือไม่ | ระบุว่าสินค้านี้มียอดยกมาหรือไม่: Y = มีการเพิ่มยอดยกมา, N = ไม่มีการเพิ่มยอดยกมา |
| หน่วยนับสินค้า (ยกมา) | หน่วยนับสำหรับสินค้ายกมา เช่น "Unit" หรือ "Time" |
| จำนวนหน่วย (ยกมา) | จำนวนหน่วยสินค้าที่ถูกยกมาในคลัง |
| ราคาทุนต่อหน่วย (ยกมา) | ราคาทุนของสินค้าต่อหน่วยที่ถูกยกมา |
ขั้นตอนการลบสินค้า
1
เข้าสู่เมนูการจัดการสินค้า
เข้าสู่เมนู รายการสินค้า เพื่อดูสินค้าทั้งหมดในระบบ
2
เลือกสินค้าที่ต้องการลบ
เมื่อเจอสินค้าที่ต้องการลบแล้ว ให้คลิกที่ชื่อหรือรหัสสินค้านั้นเพื่อนำไปยังหน้ารายละเอียดของสินค้า
3
เลือก checkbox ลบรายการ
ทำเครื่องหมายที่ช่อง ลบรายการ เพื่อระบุว่าต้องการลบสินค้าดังกล่าว
4
กดบันทึก
เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น ให้กด บันทึก เพื่อยืนยันการลบสินค้า สินค้าจะถูกลบออกจากระบบทันที
ข้อควรระวังในการลบสินค้า:
- การลบสินค้าเป็นการถาวร สินค้าที่ถูกลบจะไม่สามารถกู้คืนได้ ดังนั้นควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนทำการลบ
- สินค้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม หากสินค้ามีการถูกใช้งานในธุรกรรม เช่น การขายหรือการสั่งซื้อในอดีต การลบอาจทำให้ประวัติข้อมูลของธุรกรรมที่เกี่ยวข้องได้รับผลกระทบ จึงควรตรวจสอบให้ดีว่าการลบจะไม่กระทบต่อข้อมูลอื่น ๆ