ใบรับของชั่วคราว
วัตถุประสงค์ของใบรับของชั่วคราว
-
บันทึกการรับสินค้าเบื้องต้น ใช้ในการบันทึกการรับสินค้าเบื้องต้นเมื่อสินค้ายังไม่ครบตามจำนวนที่สั่งซื้อ หรือต้องการตรวจสอบสภาพสินค้าเพิ่มเติมก่อนรับอย่างเป็นทางการ
-
ติดตามสถานะของสินค้า ช่วยติดตามและจัดการข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับบางส่วน ซึ่งช่วยให้ทราบว่าสินค้ายังค้างรับหรือยังต้องการการตรวจสอบเพิ่มเติม
-
ปรับปรุงการบริหารจัดการคลัง เพิ่มความสะดวกในการบริหารจัดการคลังสินค้า โดยสามารถแยกสินค้าที่ได้รับบางส่วนออกจากสินค้าที่รับเข้าคลังอย่างสมบูรณ์
-
ประกันคุณภาพสินค้า ช่วยให้มีเวลาในการตรวจสอบคุณภาพสินค้าและตรวจเช็คความถูกต้องก่อนยืนยันการรับเข้าอย่างเป็นทางการ
ขั้นตอนกาสร้างใบรับของชั่วคราว
1. ขั้นตอนการสร้างใบรับของชั่วคราวแบบปกติ
เข้าสู่เมนูใบรับของชั่วคราว
เข้าไปที่เมนู Procure to Pay และเลือกเมนู ใบรับของชั่วคราว (Goods Receiving)
คลิกปุ่มเพื่ม
คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างรายการใหม่สำหรับการสร้างเอกสารใบรับของชั่วคราว
กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| เล่ม | ระบุเล่มที่ใช้ในการออกเอกสาร (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| เลขที่เอกสาร | หมายเลขที่ใช้ระบุเอกสารเฉพาะ (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| วันที่เอกสาร | วันที่ที่เอกสารถูกสร้างขึ้น |
| รหัสผู้จำหน่าย | รหัสของผู้จำหน่าย ซึ่งเป็นหมายเลขประจำตัวของผู้จำหน่ายที่ระบบสร้างขึ้นหรือผู้ใช้กำหนดไว้ |
| ชื่อผู้จำหน่าย | เลิอกชื่อลูกค้าที่ทำธุรกรรม |
| เลขที่อ้างอิง(ผู้จำหน่าย) | หมายเลขอ้างอิงที่ผู้จำหน่ายกำหนด (อาจเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่น ๆ) |
| ประเภทภาษี | เลือกประเภทภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น 7.00% |
| VAT แยกนอก | ระบุว่า VAT จะแยกออกจากราคาหรือรวมอยู่ในราคาสินค้า (Y หรือ N) |
| หน่วยเงิน | เลือกสกุลเงินที่ใช้ในการทำธุรกรรม เช่น THB (บาทไทย) |
| อัตราแลกเปลี่ยน | หากใช้สกุลเงินต่างประเทศ ให้ระบุอัตราแลกเปลี่ยน |
| เงื่อนไขการจ่ายเงิน (วัน) | ระยะเวลาในการชำระเงิน |
| วันครบกำหนดชำระ | วันที่ที่ต้องชำระเงินตามเงื่อนไข |
| หมายเหตุ | ระบุคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนี้ |
| คลัง | ระบุคลังสินค้าหรือสถานที่จัดเก็บสินค้าหลังจากได้รับจากผู้จำหน่าย |
| รหัสสินค้า | รหัสประจำตัวของสินค้าหรือบริการ ซึ่งใช้เพื่อระบุสินค้าอย่างชัดเจน |
| ชื่อสินค้า/บริการ | ชื่อของสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| รายละเอียดสินค้า | เป็นฟิลด์ที่แสดงข้อมูลเชิงลึกของสินค้าหรือบริการ |
| จำนวน | ระบุจำนวนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| หน่วยนับ | ระบุหน่วยนับที่ใช้ในการสั่งซื้อ |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาในแต่ละหน่วยของสินค้าที่สั่งซื้อ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7.00% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| ราคารวม | ราคารวมของสินค้าหรือบริการในแต่ละรายการ ซึ่งรวม VAT แล้ว โดยคำนวณจากราคาต่อหน่วย * จำนวน + VAT |
| ส่วนลด | ระบุเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินส่วนลด |
| มูลค่าส่วนลด | คำนวณมูลค่าส่วนลดทั้งหมด |
| VAT Table | แสดงมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับรายการ |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม | คำนวณมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่มจากรายการสินค้า |
| ยอดชำระ | ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระหลังจากรวมส่วนลดและภาษี |
บันทึกเอกสารใบสั่งซื้อ
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อผู้จำหน่าย ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
2. ขั้นตอนกาสร้างใบรับของชั่วคราว โดยค้นหาจากเอกสาร PO
ค้นหาเอกสาร PO
กดปุ่ม ค้นหาเอกสาร PO เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูลใบรับของชั่วคราวจากระบบ หลังจากกดค้นหา ระบบจะแสดงรายการใบสั่งซื้อ (PO) ที่มีอยู่ พร้อมกับรายละเอียดจากเอกสารที่เคยบันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามต้องการ
3. ขั้นตอนการสร้างใบรับของชั่วคราว (GRN) แบบ Partial จากใบสั่งซื้อ
การสร้างใบรับของชั่วคราว (Goods Receipt NoteGRN) แบบ Partial คือการบันทึกการรับสินค้าบางส่วนจากใบสั่งซื้อ (PO) แทนที่จะรับทั้งหมดในคราวเดียว วิธีนี้ช่วยให้สามารถตรวจสอบและจัดการสินค้าที่ได้รับเข้ามาเป็นบางส่วนได้อย่างยืดหยุ่นตามความพร้อมของผู้จัดส่งสินค้า
เหตุผลในการทำ GRN แบบ Partial
- การรับสินค้าตามรอบส่งมอบ สินค้าบางส่วนอาจพร้อมจัดส่งก่อน ส่วนที่เหลืออาจต้องรอ การทำ GRN แบบ Partial ช่วยให้สามารถบันทึกการรับสินค้าที่มาถึงก่อนและเตรียมพร้อมใช้งานได้ทันที
- จัดการพื้นที่เก็บสินค้า การรับสินค้าแบบบางส่วนช่วยให้การจัดการพื้นที่ในคลังมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ต้องจัดเก็บสินค้าจำนวนมากในคราวเดียว
- ความจำเป็นในการใช้งาน หากมีสินค้าบางรายการที่จำเป็นต้องใช้งานก่อน การทำ GRN แบบ Partial ช่วยให้สามารถรับเฉพาะสินค้าที่จำเป็นได้ทันที
- การควบคุมคุณภาพ การรับของเป็นบางส่วนช่วยให้มีเวลาในการตรวจสอบคุณภาพและความถูกต้องของสินค้าได้สะดวกก่อนรับทั้งหมด
ค้นหาเอกสาร PO
กดปุ่ม ค้นหาเอกสาร PO เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูลใบรับของชั่วคราวจากระบบ หลังจากกดค้นหา ระบบจะแสดงรายการใบสั่งซื้อ (PO) ที่มีอยู่ พร้อมกับรายละเอียดจากเอกสารที่เคยบันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามต้องการ
เลือกสินค้าที่ต้องการ
เลือกสินค้าหรือบริการจากรายการที่แสดง ซึ่งคุณต้องการสั่งซื้อในรอบนี้ (Partial) โดยคุณสามารถเลือกเฉพาะบางรายการที่ต้องการที่จะรับ เพื่อสร้างใบรับของชั่วคราวแบบบางส่วน (Partial) ตามความต้องการ
สร้างใบสั่งซื้อ (Partial PO)
เมื่อเลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการแล้ว กดปุ่ม สร้างใบรับของชั่วคราว เพื่อออกใบรับของชั่วคราวแบบ Partial โดยสามารถตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น จำนวน ราคาต่อหน่วย และเงื่อนไขการชำระเงิน
ใบสั่งซื้อที่ทำการค้นหามาก่อนหน้านี้แสดงสถานะ กำลังดำเนินการ เนื่องจาก เอกสารใบสั่งซื้อ (PO) ที่ถูกค้นหาก่อนหน้านี้ยังมีรายการสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้ถูกสั่งซื้อครบถ้วนตามที่ขอไว้ โดยในขั้นตอนนี้มีการสร้างใบรับของชั่วคราว (GRN) แต่ยังคงมีสินค้าหรือบริการบางรายการที่รอการสั่งซื้อเพิ่มเติม ดังนั้น ระบบจึงแสดงสถานะ กำลังดำเนินการ เพื่อบ่งชี้ว่ายังไม่เสร็จสมบูรณ์ จนกว่าการรับสินค้าจะครบตามจำนวนทั้งหมดที่ขอซื้อ
ดำเนินการต่อในส่วนที่เหลือ
หากมีรายการสินค้าหรือบริการที่ยังรับของ สามารถทำการสร้างใบรับของชั่วคราวเพิ่มเติมจากใบรับของชั่วคราวเดิม (Partial) ได้ในภายหลัง โดยสามารถเลือกสินค้าหรือบริการที่เหลือและทำตามขั้นตอนเดิมอีกครั้ง
ข้อควรระวัง:
การทำ GRN แบบ Partial อาจทำให้เกิดการติดตามหลายใบส่งของชั่วคราวได้ยากขึ้น หากไม่มีการจัดการที่ดี จำเป็นต้องคอยตรวจสอบสถานะของ PO อย่างสม่ำเสมอ เพื่อไม่ให้หลงลืมการส่งซื้อสินค้าที่เหลือ