ซื้อสด (ออกใบกำกับภาษี/ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน)
เป็นขั้นตอนการซื้อสินค้าแบบชำระเงินทันที โดยจะออกใบกำกับภาษี ใบส่งของ และใบเสร็จรับเงินในกระบวนการเดียวกัน ซึ่งใช้สำหรับการซื้อขายที่ไม่มีการจ่ายเป็นเครดิต
ขั้นตอนการสร้างใบซื้อสด
1. ขั้นตอนการสร้างใบซื้อสด
1
เข้าสู่เมนูใบซื้อสด
เข้าไปที่เมนู Procure to Pay และเลือกเมนู ซื้อสด (ออกใบกำกับภาษี/ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน)
2
คลิกปุ่มเพื่ม
คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างรายการใหม่สำหรับการสร้างเอกสารใบซื้อสด
3
กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| เล่ม | ระบุเล่มที่ใช้ในการออกเอกสาร (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| เลขที่เอกสาร | หมายเลขที่ใช้ระบุเอกสารเฉพาะ (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| วันที่เอกสาร | วันที่ที่เอกสารถูกสร้างขึ้น |
| รหัสผู้จำหน่าย | รหัสของผู้จำหน่าย ซึ่งเป็นหมายเลขประจำตัวของผู้จำหน่ายที่ระบบสร้างขึ้นหรือผู้ใช้กำหนดไว้ |
| ชื่อผู้จำหน่าย | เลิอกชื่อลูกค้าที่ทำธุรกรรม |
| เดือนที่ใช้ภาษี | เลือกเดือนที่ใช้ภาษี |
| ภาษีซื้อ | ประเภทภาษีซื้อ เคลมภาษีซื้อ ภาษีไม่ขอคืน บันทึกภาษีซื้อเป็นค่าใช้จ่าย ภาษีซื้อไม่ถึงกำหนด |
| ค้นหาเอกสาร PO | ใช้สำหรับค้นหาเอกสาร PO ที่ต้องการทำการซื้อสด |
| ค้นหาเอกสารรับสินค้า | ใช้สำหรับค้นหาเอกสารรับสินค้าที่ต้องการทำการซื้อสด |
| เลขที่อ้างอิง(ผู้จำหน่าย) | หมายเลขอ้างอิงที่ผู้จำหน่ายกำหนด (อาจเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่น ๆ) |
| ประเภทภาษี | เลือกประเภทภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น 7.00% |
| VAT แยกนอก | ระบุว่า VAT จะแยกออกจากราคาหรือรวมอยู่ในราคาสินค้า (Y หรือ N) |
| หน่วยเงิน | เลือกสกุลเงินที่ใช้ในการทำธุรกรรม เช่น THB (บาทไทย) |
| อัตราแลกเปลี่ยน | หากใช้สกุลเงินต่างประเทศ ให้ระบุอัตราแลกเปลี่ยน |
| เงื่อนไขการจ่ายเงิน (วัน) | ระยะเวลาในการชำระเงิน |
| วันครบกำหนดชำระ | วันที่ที่ต้องชำระเงินตามเงื่อนไข |
| หมายเหตุ | ระบุคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนี้ |
| คลัง | ระบุคลังสินค้าหรือสถานที่จัดเก็บสินค้าหลังจากได้รับจากผู้จำหน่าย |
| รหัสสินค้า | รหัสประจำตัวของสินค้าหรือบริการ ซึ่งใช้เพื่อระบุสินค้าอย่างชัดเจน |
| ชื่อสินค้า/บริการ | ชื่อของสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| รายละเอียดสินค้า | เป็นฟิลด์ที่แสดงข้อมูลเชิงลึกของสินค้าหรือบริการ |
| จำนวน | ระบุจำนวนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| หน่วยนับ | ระบุหน่วยนับที่ใช้ในการสั่งซื้อ |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาในแต่ละหน่วยของสินค้าที่สั่งซื้อ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7.00% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| WHT% | กรณีที่ค่าใช้จ่ายบางรายการมี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในอัตราที่ต่างกัน กรอกอัตราที่ถูกต้องลงในช่องนี้ |
| ราคารวม | ราคารวมของสินค้าหรือบริการในแต่ละรายการ ซึ่งรวม VAT แล้ว โดยคำนวณจากราคาต่อหน่วย * จำนวน + VAT |
| ส่วนลด | ระบุเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินส่วนลด |
| มูลค่าส่วนลด | คำนวณมูลค่าส่วนลดทั้งหมด |
| VAT Table | แสดงมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับรายการ |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม | คำนวณมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่มจากรายการสินค้า |
| ยอดชำระ | ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระหลังจากรวมส่วนลดและภาษี |
4
บันทึกเอกสารใบซื้อสด
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
5
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อผู้จำหน่าย ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
2. ขั้นตอนการสร้างใบซื้อสด โดยค้นหาจากเอกสาร PO
1
ค้นหาเอกสาร PO
กดปุ่ม ค้นหาเอกสาร PO เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูลใบสั่งซื้อจากระบบ หลังจากกดค้นหา ระบบจะแสดงรายการใบสั่งซื้อ (PO) ที่มีอยู่ พร้อมกับรายละเอียดจากเอกสารที่เคยบันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามต้องการ
2
บันทึกเอกสาร
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
3
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อผู้จำหน่าย ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
3. คู่มือการ Import เอกสาร BRM เข้าระบบ Daccount
1
เข้าสู่เมนู Import File
คลิกที่เมนู Import File
2
การเตรียมไฟล์ CSV สำหรับ Import
คุณต้องดาวน์โหลดไฟล์ CSV สองประเภทสำหรับการนำเข้าเอกสาร BRM
- formatImport_STD_for_Daccount_BRM_vatitem.csv ใช้ในการนำเข้าข้อมูลเกี่ยวกับใบกำกับภาษีและรายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- formatImport_STD_for_Daccount_BRMPayment.csv ใช้ในการนำเข้าข้อมูลการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับใบกำกับภาษี
3
รายละเอียดของคอลลัมน์ในไฟล์ CSV
คอลลัมน์ในไฟล์ formatImport_STD_for_Daccount_BRM_vatitem.csv
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| COMPANY_CODE | รหัสบริษัท (ให้ใส่ @01) |
| ORGANIZE_CODE | รหัสบริษัทที่เข้าทำงาน |
| อีเมลที่ทำการ import | |
| ลำดับ | จัดลำดับข้อมูลรายละเอียดสินค้า/บริการ ถ้าเป็นเอกสารเดียวกันให้ใช้ลำดับเดียวกัน |
| รหัสเอกสาร | รหัสของเอกสาร |
| วันที่เอกสาร | วันที่เอกสาร (DD/MM/YYYY) |
| วันที่ยื่นภาษี | วันที่ยื่นภาษี (DD/MM/YYYY) |
| วันที่ครบกำหนด | วันที่ครบกำหนดชำระ (DD/MM/YYYY) |
| เลขที่อ้างอิง | เลขใบกำกับภาษี |
| รหัสลูกค้า | โปรดกรอกรหัสลูกค้า หากไม่มีรหัสให้ใส่ 0000000000000 |
| ชื่อลูกค้า | ชื่อลูกค้า |
| เลขผู้เสียภาษีของลูกค้า | เลขผู้เสียภาษีของลูกค้า |
| รหัสสาขาของลูกค้า | รหัสสาขาของลูกค้า |
| ชื่อสาขาของลูกค้า | ชื่อสาขาของลูกค้า |
| เครดิตเทอมของลูกค้า | เครดิตเทอมของลูกค้า |
| สกุลเงิน | โปรดระบุรหัสสกุลเงิน โดยใช้ 1 สำหรับ THB และ 2 สำหรับ USD |
| อัตราแลกเปลี่ยน | อัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา |
| ประเภทภาษี | โปรดระบุประเภทภาษี เช่น 1 = 7%, 2 = 1.5%, 3 = 0%, 4 = ไม่มี VAT, 5 = 10%, x = vatitem |
| รูปแบบภาษี | โปรดเลือกวิธีการคำนวณภาษี โดยใช้ N สำหรับแยกภาษี และ Y สำหรับรวมภาษี |
| ส่วนลดเป็นจำนวนเงิน | ส่วนลดทั้งบิล |
| มูลค่าสินค้าไม่รวม VAT | มูลค่าสินค้าไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| มูลค่า VAT | มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| ประเภท | โปรดระบุประเภทของรายการ โดยใช้ 1 สำหรับสินค้า และ 3 สำหรับบริการ |
| รหัสบาร์โค้ดสินค้า | รหัสบาร์โค้ดสินค้า |
| รหัสสินค้า | รหัสสินค้า |
| ชื่อสินค้า | ชื่อสินค้า |
| จำนวน | จำนวนสินค้า |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาต่อหน่วย |
| หน่วยนับ | หน่วยนับของสินค้า |
| ส่วนลดแต่ละรายการสินค้า | ส่วนลดของแต่ละรายการ |
| รายละเอียดสินค้า | รายละเอียดของสินค้า |
| หมายเหตุ | หมายเหตุที่หัวเอกสาร |
| ประเภทภาษี (เฉพาะสำหรับฟีเจอร์ VAT ระดับรายการสินค้า) | โปรดระบุประเภทภาษี เช่น 1 = 7%, 2 = 1.5%, 3 = 0%, 4 = ไม่มี VAT, 5 = 10% |
| มูลค่า VAT (เฉพาะสำหรับฟีเจอร์ VAT ระดับรายการสินค้า) | กรอกมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับสินค้ารายการนั้น |
- คอลลัมน์ในไฟล์ formatImport_STD_for_Daccount_BRMPayment.csv
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| COMPANY_CODE | รหัสบริษัท |
| ORGANIZE_CODE | รหัสหน่วยงาน |
| อีเมลที่ใช้ในการนำเข้าข้อมูล | |
| ประเภทเอกสารใบเสร็จที่อ้างอิงถึง | ระบุประเภทเอกสารใบเสร็จที่อ้างอิงถึง เช่น เลขที่อ้างอิง หรือ เลขที่ใบกำกับภาษี |
| ประเภทชำระเงิน | ระบุวิธีการชำระเงิน: Cash = เงินสด, Transfer = โอนเงิน, CreditCard = ชำระด้วยบัตรเครดิต |
| หมายเลขบัตร/บัญชี | หมายเลขบัตร หรือ หมายเลขบัญชี (ใช้ในกรณีเงินโอน หรือชำระด้วยบัตรเครดิต) |
| ยอดเงินที่ตัดชำระ | จำนวนเงินที่ทำการตัดชำระ |
4
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ระบบ
- กดปุ่ม
Upload Dataเพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้าสู่ระบบ (ไฟล์จะต้องอยู่ในรูปแบบ .csv และจัดรูปแบบตามที่กำหนด) - โปรดตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนก่อนดำเนินการนำเข้า เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
- เมื่อเลือกไฟล์เรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม
Import Dataเพื่อเริ่มกระบวนการนำเข้าข้อมูล - ระบบจะแสดงผลการนำเข้าข้อมูลและสถานะของการดำเนินการ
5
การนำเข้าข้อมูลเสร็จสมบูรณ์
- โปรดตรวจสอบข้อมูลเพื่อยืนยันว่ากระบวนการนำเข้าข้อมูลเสร็จสมบูรณ์และถูกต้องตามที่ต้องการ
การแก้ไขปัญหาเบื้องต้น:
- หากมีข้อผิดพลาดในการนำเข้า โปรดตรวจสอบรูปแบบของวันที่ให้เป็น DD/MM/YYYY และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลภาษี
- ตรวจสอบว่าข้อมูลที่จำเป็น เช่น รหัสลูกค้า, ชื่อลูกค้า, หรือยอดเงินนั้นมีการกรอกครบถ้วนและถูกต้อง