บันทึกรายการรายวัน

รายการรายวันจะประกอบด้วย

• เลขที่ เลขอ้างอิงที่ใช้ในการระบุรายการในสมุดบัญชี
• คำอธิบาย ข้อความหรือบันทึกที่ช่วยให้เข้าใจว่ารายการนั้นเกี่ยวข้องกับอะไร
• วันที่ของรายการ วันที่ที่ทำธุรกรรมเกิดขึ้น
• สมุดบัญชี บัญชีที่ได้รับผลกระทบจากธุรกรรมนั้นๆ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้ หรือบัญชีรายได้
• เดบิต จำนวนเงินที่เพิ่มขึ้นในบัญชีเดบิต (หรือค่าต่างๆ ที่ต้องจ่าย)
• เครดิต จำนวนเงินที่เพิ่มขึ้นในบัญชีเครดิต (หรือรายได้ที่ได้รับ)

หลักการของการบันทึกรายการรายวันจะเป็นไปตามระบบบัญชีคู่ (Double-entry accounting system) ซึ่งหมายความว่าทุกๆ รายการที่บันทึกจะต้องมีการบันทึกทั้งฝั่งเดบิตและเครดิต โดยจำนวนเงินต้องเท่ากัน เพื่อรักษาสมดุลในงบการเงิน

ตัวอย่างเช่น: ถ้าบริษัทขายสินค้าเป็นเงินสด มูลค่า 10,000 บาท การบันทึกรายการรายวันจะเป็น:

• เดบิตบัญชีเงินสด 10,000 บาท
• เครดิตบัญชีรายได้ 10,000 บาท

การทำ journal entry จึงเป็นขั้นตอนสำคัญในการบันทึกข้อมูลบัญชีให้ถูกต้องและแม่นยำ เพื่อใช้ในการจัดทำงบการเงิน เช่น งบดุลและงบกำไรขาดทุน

ขั้นตอนการเพิ่มรายการบัญชีรายวัน