รายงานบัญชีแยกประเภท
รายงานบัญชีแยกประเภท (General Ledger Report) คือเอกสารหรือระบบที่ใช้ในการบันทึกและสรุปการทำธุรกรรมทางการเงินทั้งหมดของบริษัท โดยจัดเรียงตามหมวดหมู่หรือบัญชีที่เกี่ยวข้อง เช่น บัญชีสินทรัพย์, บัญชีหนี้สิน, บัญชีรายได้ และบัญชีค่าใช้จ่าย
รายงานนี้ช่วยให้ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถดูข้อมูลสรุปของการเคลื่อนไหวทางการเงินทั้งหมดที่เกิดขึ้นในแต่ละบัญชี ทำให้สามารถตรวจสอบการทำบัญชีได้ง่ายขึ้นและช่วยในการจัดทำงบการเงิน เช่น งบดุล และงบกำไรขาดทุน
ตัวอย่างรายงาน
ส่วนประกอบของรายงาน
-
ข้อมูลพื้นฐาน
- เลขที่บัญชี แสดงเลขที่บัญชีที่เกี่ยวข้อง เช่น 1010101
- ช่วงเวลา แสดงช่วงเวลาที่มีการบันทึกธุรกรรม เช่น วันที่ 1 กันยายน 2024 ถึง 15 พฤศจิกายน 2024
-
หัวข้อรายงาน
- วันที่ วันที่ที่เกิดธุรกรรม
- สาขา ระบุสาขาที่เกี่ยวข้อง (หากมี)
- เลขที่เอกสาร หมายเลขอ้างอิงของเอกสารธุรกรรม
- รายการ คำอธิบายเกี่ยวกับธุรกรรมที่เกิดขึ้น
- จำนวนเงินเดบิต (Dr) จำนวนเงินที่เพิ่มเข้าบัญชี
- จำนวนเงินเครดิต (Cr) จำนวนเงินที่ถูกหักออกจากบัญชี
- ยอดคงเหลือ (Balance) ยอดรวมหลังจากการคำนวณเดบิตและเครดิตในแต่ละรายการ
ขั้นตอนการเช็ครายงาน
- รายการแต่ละบรรทัดแสดงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม โดยผู้ใช้งานควรตรวจสอบรายละเอียดดังนี้
- ตรวจสอบวันที่และเลขที่เอกสาร เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกรรมนั้นเป็นธุรกรรมที่ต้องการตรวจสอบ
- อ่านคำอธิบายรายการ เพื่อเข้าใจประเภทของธุรกรรม เช่น การจ่ายเงิน การรับเงิน หรือการยกเลิก
- ดูจำนวนเงินเดบิตและเครดิต เพื่อทราบยอดที่มีการเปลี่ยนแปลง
- ตรวจสอบยอดคงเหลือ เพื่อทราบสถานะเงินในบัญชีหลังธุรกรรม
การสรุปยอดรวม
- ผู้ใช้งานสามารถดูยอดรวมที่ส่วนท้ายของรายงานเพื่อทราบจำนวนเงินเดบิตรวมและเครดิตรวมทั้งหมดในช่วงเวลาที่กำหนด
- จำนวนเงินเดบิตรวม 51,662.40
- จำนวนเงินเครดิตรวม 7,490.00
ประโยชน์ของรายงาน
รายงานบัญชีแยกประเภทช่วยให้ผู้บริหารและฝ่ายการเงินสามารถติดตามสภาพการเงินได้อย่างใกล้ชิด ช่วยในการวิเคราะห์และตัดสินใจด้านการเงิน รวมถึงการตรวจสอบการเคลื่อนไหวทางการเงินเพื่อความโปร่งใสและความถูกต้องในการทำบัญชี