ใบขอซื้อ (Purchase Request)
เป็นขั้นตอนแรกของการจัดซื้อ ที่พนักงานหรือฝ่ายต่างๆ ภายในองค์กรยื่นคำขอเพื่อขอซื้อสินค้าหรือบริการที่จำเป็น โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนและความจำเป็นในการใช้สินค้าหลังจากการขอซื้อจะต้องได้รับการอนุมัติจากฝ่ายที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการสั่งซื้อ
วัตถุประสงค์ของใบขอซื้อ
- อนุมัติการสั่งซื้อ ใบขอซื้อจะถูกส่งไปยังผู้ที่มีอำนาจอนุมัติ เพื่อให้ตรวจสอบและยืนยันความจำเป็นในการจัดซื้อ
- ควบคุมงบประมาณ ใช้ในการควบคุมค่าใช้จ่ายและตรวจสอบว่าองค์กรมีงบประมาณเพียงพอในการจัดซื้อสินค้าหรือบริการนั้น ๆ
- การตรวจสอบและติดตาม ใบขอซื้อช่วยในการบันทึกและติดตามความต้องการในการจัดซื้อภายในองค์กร ช่วยให้การจัดซื้อมีความโปร่งใสและตรวจสอบได้
1
เข้าสู่เมนูใบขอซื้อ
เข้าไปที่เมนู Procure to Pay และเลือกเมนู ขอซื้อสินค้า (Purchase Request)
2
คลิกปุ่มเพื่ม
คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างรายการใหม่สำหรับการสร้างเอกสารใบขอซื้อ
3
กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| เล่ม | ระบุเล่มที่ใช้ในการออกเอกสาร (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| เลขที่เอกสาร | หมายเลขที่ใช้ระบุเอกสารเฉพาะ (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| วันที่เอกสาร | วันที่ที่เอกสารถูกสร้างขึ้น |
| รหัสผู้จำหน่าย | รหัสของผู้จำหน่าย ซึ่งเป็นหมายเลขประจำตัวของผู้จำหน่ายที่ระบบสร้างขึ้นหรือผู้ใช้กำหนดไว้ |
| ชื่อผู้จำหน่าย | เลิอกชื่อลูกค้าที่ทำธุรกรรม |
| เลขที่อ้างอิง(ผู้จำหน่าย) | หมายเลขอ้างอิงที่ผู้จำหน่ายกำหนด (อาจเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่น ๆ) |
| ประเภทภาษี | เลือกประเภทภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น 7.00% |
| VAT แยกนอก | ระบุว่า VAT จะแยกออกจากราคาหรือรวมอยู่ในราคาสินค้า (Y หรือ N) |
| หน่วยเงิน | เลือกสกุลเงินที่ใช้ในการทำธุรกรรม เช่น THB (บาทไทย) |
| อัตราแลกเปลี่ยน | หากใช้สกุลเงินต่างประเทศ ให้ระบุอัตราแลกเปลี่ยน |
| ผู้สั่ง | ระบุชื่อผู้สั่งซื้อหรือผู้ที่ทำการสั่งสินค้าจากผู้จำหน่าย |
| ที่อยู่อีเมลสำหรับผู้สั่งซื้อหรือผู้ที่ทำการสั่งสินค้าจากผู้จำหน่าย | |
| กำหนดเสร็จ | วันที่ที่กำหนดเสร็จสิ้นงานหรือโครงการที่เกี่ยวข้อง |
| แหล่งเงิน | แหล่งที่มาของเงินที่ใช้สำหรับการชำระเงิน (อาจเป็นบัญชีหรือแผนกที่รับผิดชอบการชำระเงิน) |
| เงื่อนไขการจ่ายเงิน (วัน) | ระยะเวลาในการชำระเงิน |
| วันครบกำหนดชำระ | วันที่ที่ต้องชำระเงินตามเงื่อนไข |
| หมายเหตุ | ระบุคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนี้ |
| คลัง | ระบุคลังสินค้าหรือสถานที่จัดเก็บสินค้าหลังจากได้รับจากผู้จำหน่าย |
| รหัสสินค้า | รหัสประจำตัวของสินค้าหรือบริการ ซึ่งใช้เพื่อระบุสินค้าอย่างชัดเจน |
| ชื่อสินค้า/บริการ | ชื่อของสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| รายละเอียดสินค้า | เป็นฟิลด์ที่แสดงข้อมูลเชิงลึกของสินค้าหรือบริการ |
| จำนวน | ระบุจำนวนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| หน่วยนับ | ระบุหน่วยนับที่ใช้ในการสั่งซื้อ |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาในแต่ละหน่วยของสินค้าที่สั่งซื้อ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7.00% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| ราคารวม | ราคารวมของสินค้าหรือบริการในแต่ละรายการ ซึ่งรวม VAT แล้ว โดยคำนวณจากราคาต่อหน่วย * จำนวน + VAT |
| ส่วนลด | ระบุเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินส่วนลด |
| มูลค่าส่วนลด | คำนวณมูลค่าส่วนลดทั้งหมด |
| VAT Table | แสดงมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับรายการ |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม | คำนวณมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่มจากรายการสินค้า |
| ยอดชำระ | ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระหลังจากรวมส่วนลดและภาษี |
4
บันทึกเอกสารใบขอซื้อ
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
5
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อผู้จำหน่าย ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
ประโยชน์ของใบขอซื้อ:
ช่วยให้องค์กรมีระบบควบคุมการจัดซื้อที่มีประสิทธิภาพ ป้องกันการสั่งซื้อที่ไม่จำเป็นและไม่ผ่านการอนุมัติ ทำให้สามารถติดตามการใช้จ่ายและการจัดซื้อในองค์กรได้