ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
หลังจากคำขอซื้อได้รับการอนุมัติ ระบบจะสร้างใบสั่งซื้อ (PO) เพื่อส่งให้กับผู้ขายสินค้า เพื่อยืนยันการสั่งซื้อ โดยรายละเอียดใน PO จะระบุข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า จำนวน ราคา และเงื่อนไขการชำระเงิน
วัตถุประสงค์ของใบสั่งซื้อ
- การยืนยันการสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ใช้ยืนยันว่าผู้ซื้อมีความต้องการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้จำหน่าย และจะถูกใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรม
- การควบคุมการจัดซื้อ ใบสั่งซื้อช่วยในการควบคุมกระบวนการสั่งซื้อสินค้า ช่วยให้การสั่งซื้อเป็นไปตามงบประมาณและความต้องการที่กำหนดไว้
- การติดตามและตรวจสอบ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ใช้ในการติดตามการส่งมอบสินค้า รวมถึงช่วยตรวจสอบว่าการส่งมอบตรงตามเงื่อนไขที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อหรือไม่
- การป้องกันข้อผิดพลาด ช่วยลดความผิดพลาดในการจัดซื้อสินค้า เนื่องจากมีรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการครบถ้วนและชัดเจน
ขั้นตอนกาสร้างใบสั่งซื้อ
1. ขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อแบบปกติ
เข้าสู่เมนูใบสั่งซื้อ
เข้าไปที่เมนู Procure to Pay และเลือกเมนู ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)
คลิกปุ่มเพื่ม
คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม เพื่อสร้างรายการใหม่สำหรับการสร้างเอกสารใบสั่งซื้อ
กรอกข้อมูลให้ครบถ้วน
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| เล่ม | ระบุเล่มที่ใช้ในการออกเอกสาร (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| เลขที่เอกสาร | หมายเลขที่ใช้ระบุเอกสารเฉพาะ (ไม่สามารถแก้ไขได้) |
| วันที่เอกสาร | วันที่ที่เอกสารถูกสร้างขึ้น |
| รหัสผู้จำหน่าย | รหัสของผู้จำหน่าย ซึ่งเป็นหมายเลขประจำตัวของผู้จำหน่ายที่ระบบสร้างขึ้นหรือผู้ใช้กำหนดไว้ |
| ชื่อผู้จำหน่าย | เลิอกชื่อลูกค้าที่ทำธุรกรรม |
| เลขที่อ้างอิง(ผู้จำหน่าย) | หมายเลขอ้างอิงที่ผู้จำหน่ายกำหนด (อาจเป็นหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือเอกสารอื่น ๆ) |
| ประเภทภาษี | เลือกประเภทภาษีที่เกี่ยวข้อง เช่น 7.00% |
| VAT แยกนอก | ระบุว่า VAT จะแยกออกจากราคาหรือรวมอยู่ในราคาสินค้า (Y หรือ N) |
| หน่วยเงิน | เลือกสกุลเงินที่ใช้ในการทำธุรกรรม เช่น THB (บาทไทย) |
| อัตราแลกเปลี่ยน | หากใช้สกุลเงินต่างประเทศ ให้ระบุอัตราแลกเปลี่ยน |
| เงื่อนไขการจ่ายเงิน (วัน) | ระยะเวลาในการชำระเงิน |
| วันครบกำหนดชำระ | วันที่ที่ต้องชำระเงินตามเงื่อนไข |
| หมายเหตุ | ระบุคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนี้ |
| คลัง | ระบุคลังสินค้าหรือสถานที่จัดเก็บสินค้าหลังจากได้รับจากผู้จำหน่าย |
| รหัสสินค้า | รหัสประจำตัวของสินค้าหรือบริการ ซึ่งใช้เพื่อระบุสินค้าอย่างชัดเจน |
| ชื่อสินค้า/บริการ | ชื่อของสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| รายละเอียดสินค้า | เป็นฟิลด์ที่แสดงข้อมูลเชิงลึกของสินค้าหรือบริการ |
| จำนวน | ระบุจำนวนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| หน่วยนับ | ระบุหน่วยนับที่ใช้ในการสั่งซื้อ |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาในแต่ละหน่วยของสินค้าที่สั่งซื้อ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7.00% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| ราคารวม | ราคารวมของสินค้าหรือบริการในแต่ละรายการ ซึ่งรวม VAT แล้ว โดยคำนวณจากราคาต่อหน่วย * จำนวน + VAT |
| ส่วนลด | ระบุเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินส่วนลด |
| มูลค่าส่วนลด | คำนวณมูลค่าส่วนลดทั้งหมด |
| VAT Table | แสดงมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับรายการ |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม | คำนวณมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่มจากรายการสินค้า |
| ยอดชำระ | ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระหลังจากรวมส่วนลดและภาษี |
บันทึกเอกสารใบสั่งซื้อ
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อผู้จำหน่าย ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
2. ขั้นตอนกาสร้างใบสั่งซื้อ โดยค้นหาจากเอกสาร PR
ค้นหาเอกสาร PR
กดปุ่ม "ค้นหาเอกสาร PR" เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูลใบขอซื้อจากระบบ หลังจากกดค้นหา ระบบจะแสดงรายการใบขอซื้อ (PR) ที่มีอยู่ พร้อมกับรายละเอียดจากเอกสารที่เคยบันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามต้องการ
บันทึกเอกสารใบสั่งซื้อ
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อผู้จำหน่าย ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
3. ขั้นตอนการสร้างใบสั่งซื้อแบบ Partial จากใบขอซื้อ
การทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) แบบ Partial หมายถึงการสั่งซื้อเพียงบางส่วนของสินค้าหรือบริการจากใบขอซื้อ (Purchase Request) โดยไม่ได้สั่งซื้อสินค้าทั้งหมดตามที่ระบุใน PR ในครั้งเดียว กระบวนการนี้เป็นการแบ่งการสั่งซื้อออกเป็นหลายครั้ง ซึ่งมีข้อดีในแง่ของความยืดหยุ่นในการจัดการสินค้าหรือบริการที่อาจยังไม่จำเป็นต้องจัดซื้อครบในคราวเดียว
เหตุผลในการทำ PO แบบ Partial
- สินค้ามีหลายรอบส่งมอบ อาจมีสินค้าบางส่วนที่พร้อมส่งมอบได้ก่อน ส่วนที่เหลืออาจต้องรอในภายหลัง การสั่งซื้อแบบ Partial จะช่วยให้สามารถรับสินค้าที่พร้อมใช้งานได้ก่อน
- จัดการงบประมาณ หากมีข้อจำกัดด้านงบประมาณ การสั่งซื้อแบบ Partial ช่วยให้คุณสามารถแบ่งการชำระเงินออกเป็นหลายครั้งตามความพร้อมของงบประมาณ
- ความจำเป็นของสินค้า ในบางกรณี อาจมีเพียงสินค้าบางรายการใน PR ที่จำเป็นต้องใช้งานก่อน การทำ PO แบบ Partial ช่วยให้สามารถสั่งซื้อเฉพาะสินค้าที่จำเป็นได้ทันที
- การลดความเสี่ยง การสั่งซื้อแบบเต็มจำนวนอาจมีความเสี่ยงในด้านการจัดเก็บหรือการเปลี่ยนแปลงราคาในอนาคต การทำ PO แบบ Partial จะช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้
ค้นหาเอกสาร PR
กดปุ่ม "ค้นหาเอกสาร PR" เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูลใบขอซื้อจากระบบ หลังจากกดค้นหา ระบบจะแสดงรายการใบขอซื้อ (PR) ที่มีอยู่ พร้อมกับรายละเอียดจากเอกสารที่เคยบันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามต้องการ
เลือกสินค้าที่ต้องการ
เลือกสินค้าหรือบริการจากรายการที่แสดง ซึ่งคุณต้องการสั่งซื้อในรอบนี้ (Partial) โดยคุณสามารถเลือกเฉพาะบางรายการที่ต้องการสั่งซื้อ เพื่อสร้างใบสั่งซื้อแบบบางส่วน (Partial) ตามความต้องการ
สร้างใบสั่งซื้อ (Partial PO)
เมื่อเลือกสินค้าหรือบริการที่ต้องการแล้ว กดปุ่ม สร้างใบสั่งซื้อ เพื่อออกใบสั่งซื้อแบบ Partial โดยสามารถตรวจสอบรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น จำนวน ราคาต่อหน่วย และเงื่อนไขการชำระเงิน
ใบขอซื้อที่ทำการค้นหามาก่อนหน้านี้แสดงสถานะ กำลังดำเนินการ เนื่องจาก เอกสารใบขอซื้อ (PR) ที่ถูกค้นหาก่อนหน้านี้ยังมีรายการสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้ถูกสั่งซื้อครบถ้วนตามที่ขอไว้ โดยในขั้นตอนนี้มีการสร้างใบสั่งซื้อ (PO) แต่ยังคงมีสินค้าหรือบริการบางรายการที่รอการสั่งซื้อเพิ่มเติม ดังนั้น ระบบจึงแสดงสถานะ กำลังดำเนินการ เพื่อบ่งชี้ว่ายังไม่เสร็จสมบูรณ์ จนกว่าการสั่งซื้อสินค้าจะครบตามจำนวนทั้งหมดที่ขอซื้อ
ดำเนินการต่อในส่วนที่เหลือ
หากมีรายการสินค้าหรือบริการที่ยังไม่ได้สั่งซื้อ สามารถทำการสร้างใบสั่งซื้อเพิ่มเติมจากใบขอซื้อเดิม (Partial) ได้ในภายหลัง โดยสามารถเลือกสินค้าหรือบริการที่เหลือและทำตามขั้นตอนเดิมอีกครั้ง
ข้อควรระวัง:
การทำ PO แบบ Partial อาจทำให้เกิดการติดตามหลายใบสั่งซื้อได้ยากขึ้น หากไม่มีการจัดการที่ดี จำเป็นต้องคอยตรวจสอบสถานะของ PR อย่างสม่ำเสมอ เพื่อไม่ให้หลงลืมการสั่งซื้อสินค้าที่เหลือ