ขายเชื่อ (ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้)
การขายเชื่อ คือกระบวนการขายสินค้าที่ผู้ซื้อสามารถรับสินค้าไปก่อนได้ โดยไม่จำเป็นต้องชำระเงินทันที โดยจะมีการให้เครดิตและการกำหนดระยะเวลาการชำระเงินตามที่ได้ตกลงกัน ซึ่งในกระบวนการนี้จะออกเอกสารสำคัญที่เกี่ยวข้องดังนี้
-
ใบส่งของ เป็นเอกสารที่ใช้แสดงรายการสินค้าที่ถูกส่งให้กับลูกค้า โดยระบุจำนวนสินค้าและรายละเอียด เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบความถูกต้องของสินค้าที่ได้รับว่าตรงตามคำสั่งซื้อหรือไม่
-
ใบกำกับภาษี ออกเพื่อแสดงรายละเอียดการขายและภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่เรียกเก็บจากลูกค้า เป็นเอกสารที่สำคัญตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร และสามารถนำไปใช้ในการคำนวณภาษีสำหรับผู้ขายและผู้ซื้อได้
-
ใบแจ้งหนี้ ใช้เป็นเอกสารแจ้งหนี้ให้ลูกค้าทราบถึงยอดค้างชำระและกำหนดเวลาชำระเงิน โดยในเอกสารนี้จะระบุยอดรวมทั้งหมด รายการสินค้า หรือบริการที่ซื้อขาย เพื่อเป็นหลักฐานในกระบวนการติดตามการชำระเงินและการบันทึกบัญชี
การขายเชื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถสั่งซื้อสินค้าได้แม้ในกรณีที่ยังไม่พร้อมชำระเงินทันที ทำให้ธุรกิจสามารถขยายตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม ผู้ขายต้องมีการบริหารจัดการเครดิตและการติดตามการชำระเงินอย่างรัดกุมเพื่อรักษาสภาพคล่องทางการเงิน
ขั้นตอนการสร้างเอกสาร SIM
1. สร้างเอกสาร SIM
เข้าสู่เมนูเอกสารขายเชื่อ (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้)
เข้าไปที่เมนู Order to Cash และเลือกเมนู เอกสารขายเชื่อ (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้)
การเพิ่มเอกสารขายเชื่อ (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้)
เมื่อดำเนินการตามขั้นตอนเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงหน้าจอตามภาพตัวอย่าง หากต้องการเพิ่มเอกสารขายเชื่อ (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้) ให้คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม ตามที่แสดงในภาพ
รายละเอียดการเพิ่มเอกสารขายเชื่อ (ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้)
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| วันที่เอกสาร | สามารถเลือกวันที่ของเอกสารสำหรับการบันทึกและข้อมูลจะไปแสดงในรายการต่างๆ |
| รหัสลูกค้า | สามารถเลือกรหัสลูกค้าได้ที่ช่องนี้ |
| ชื่อลูกค้า | ชื่อลูกค้าจะแสดงที่นี่หลังจากเลือกรหัสลูกค้า |
| กำหนดเครดิตเทอมล่วงหน้า | สำหรับใบแจ้งหนี้ใบกำกับภาษี สามารถเลือกได้ตั้งแต่ ไม่ระบุ, 7 วัน, 15 วัน, 30 วัน, 45 วัน และ 60 วัน เมื่อเลือกจำนวนวันแล้ว วันครบกำหนดจะแสดงขึ้นมาตามจำนวนวันที่ได้ระบุไว้แล้ว |
| ประเภทภาษี | สามารถเลือกได้ 7% , 1.5% , 10% , ไม่มี vat และ 0% |
| vat แยกนอก | N =เอกสารใบนี้ มีภาษีมูลค่าเพิ่มรวมอยู่ในราคาของสินค้า Y=เอกสารใบนี้มีภาษีมูลค่าเพิ่มแยกออกมาจากราคาสินค้า |
| หน่วยเงิน | โดยสามารถเปลี่ยนสกุลเงินได้จากตรงนี้โดยมีให้เลือกได้ 3 สกุลเงิน คือ THB , USD , MMK |
| พนักงาน/โปรเจ็ค | สามารถเลือกชื่อพนักงานและชื่อโปรเจ็คได้ |
| คลัง | สามารถเลือกคลังได้ที่นี่ |
| หมายเหตุ | ระบุคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับรายการนี้ |
| รหัสสินค้า | รหัสประจำตัวของสินค้าหรือบริการ ซึ่งใช้เพื่อระบุสินค้าอย่างชัดเจน |
| ชื่อสินค้า/บริการ | ชื่อของสินค้า/บริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| รายละเอียดสินค้า | เป็นฟิลด์ที่แสดงข้อมูลเชิงลึกของสินค้าหรือบริการ |
| จำนวน | ระบุจำนวนของสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ |
| หน่วยนับ | ระบุหน่วยนับที่ใช้ในการสั่งซื้อ |
| ราคาต่อหน่วย | ราคาในแต่ละหน่วยของสินค้าที่สั่งซื้อ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| WHT% | กรณีที่ค่าใช้จ่ายบางรายการมี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในอัตราที่ต่างกัน กรอกอัตราที่ถูกต้องลงในช่องนี้ |
| ราคารวม | ราคารวมของสินค้าหรือบริการในแต่ละรายการ ซึ่งรวม VAT แล้ว โดยคำนวณจากราคาต่อหน่วย * จำนวน + VAT |
| ส่วนลด | ระบุเปอร์เซ็นต์หรือจำนวนเงินส่วนลด |
| มูลค่าส่วนลด | คำนวณมูลค่าส่วนลดทั้งหมด |
| VAT Table | แสดงมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับรายการ |
| ภาษีมูลค่าเพิ่ม | คำนวณมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่มจากรายการสินค้า |
| ยอดชำระ | ยอดเงินสุทธิที่ต้องชำระหลังจากรวมส่วนลดและภาษี |
เพิ่มรายการสินค้า
เพิ่มรายการสินค้าได้โดยคลิกที่ เพิ่มรายการ
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| รหัสสินค้า | สามารถเลือกดึงสินค้าจากฐานข้อมูลที่ทำการเพิ่มไว้ก่อนหน้าได้ |
| ราคาต่อหน่วย | สามมารถแก้ไขราคาสินค้าต่อหน่วยได้ที่ช่องนี้ |
| VAT % | เปอร์เซ็นต์ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ที่ใช้กับรายการสินค้า เช่น 7% ซึ่งเป็นอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้ในประเทศไทย |
| WHT% | กรณีที่ค่าใช้จ่ายบางรายการมี ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ในอัตราที่ต่างกัน กรอกอัตราที่ถูกต้องลงในช่องนี้ |
2. สร้างเอกสาร SIM โดยค้นหาจากเอกสาร SO
ค้นหาเอกสาร SO
กดปุ่ม ค้นหาเอกสาร SO เพื่อเริ่มต้นการดึงข้อมูลใบสั่งซื้อจากระบบ หลังจากกดค้นหา ระบบจะแสดงรายการเอกสารขายเชื่อ (SIM) ที่มีอยู่ พร้อมกับรายละเอียดจากเอกสารที่เคยบันทึกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเลือกใช้งานได้ตามต้องการ
บันทึกเอกสาร
ตรวจสอบข้อมูล จากนั้นกด บันทึก
ตรวจสอบข้อมูล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมด เช่น วันที่ ชื่อลูกค้า ยอดเงิน และภาษีมูลค่าเพิ่ม ถูกต้องครบถ้วน หากพบข้อผิดพลาดก็สามารถทำการแก้ไขเอกสารได้
3. Import เอกสาร SIM เข้าระ บบ Daccount
เข้าสู่เมนู Import File
คลิกที่เมนู Import File
การเตรียมไฟล์ CSV สำหรับ Import
คุณต้องดาวน์โหลดไฟล์ CSV สองประเภทสำหรับการนำเข้าเอกสาร sim
- formatImport_STD_for_Daccount_sim_vatitem.csv ใช้ในการนำเข้าข้อมูลเกี่ยวกับใบกำกับภาษีและรายละเอียดสินค้าหรือบริการ
รายละเอียดของคอลลัมน์ในไฟล์ CSV
คอลลัมน์ในไฟล์ formatImport_STD_for_Daccount_SIM_vatitem.csv
| ฟิลด์ | คำอธิบาย |
|---|---|
| COMPANY_CODE | รหัสบริษัท (ให้ใส่ @01) |
| ORGANIZE_CODE | รหัสบริษัทที่เข้าทำงาน |
| อีเมลที่เข้าทำงาน | |
| รหัสเอกสาร | รหัสของเอกสาร |
| ลำดับ | จัดลำดับข้อมูลรายละเอียดสินค้า/บริการ ถ้าเป็นเอกสารเดียวกันให้ใช้ลำดับเดียวกัน |
| วันที่เอกสาร | วันที่เอกสาร ต้องใช้ในรูปแบบ DD/MM/YYYY |
| วันที่ยื่นภาษี | วันที่ยื่นภาษี (DD/MM/YYYY) |
| วันที่ครบกำหนด | วันที่ครบกำหนดชำระ (DD/MM/YYYY) |
| วันที่ยืนยัน | วันที่ยืนยัน ต้องใช้ในรูปแบบ DD/MM/YYYY |
| เลขที่อ้างอิงเอกสารกับกัมภาษี | เลขที่เอกสารสำหรับอ้างอิงข้อมูล |
| รหัสลูกค้า | โปรดกรอกรหัสลูกค้า หากไม่มีรหัสให้ใส่ 0000000000000 |
| ชื่อลูกค้า | ชื่อลูกค้า |
| เลขผู้เสียภาษีของลูกค้า | กรอกเลขผู้เสียภาษีของผู้ซื้อลงในระบบ เพื่ออ้างอิงข้อมูลลูกค้ากับเอกสาร |
| รหัสธนาคารของลูกค้า | รหัสธนาคารของลูกค้า (*00000) |
| ชื่อธนาคารของลูกค้า | ชื่อธนาคารของลูกค้า |
| เครดิตของธนาคารลูกค้า | เครดิตของธนาคารลูกค้า |
| สกุลเงิน | สกุลเงินที่ต้องการใช้ในเอกสาร โดยใช้ 1 สำหรับ THB และ 2 สำหรับ USD |
| อัตราแลกเปลี่ยน | ใส่อัตราแลกเปลี่ยน ณ วันที่เอกสาร (กรณีเลือกเป็นสกุลเงินที่ไม่ใช่ THB) |
| ประเภทภาษี | โปรดระบุประเภทภาษี เช่น 1 = 7%, 2 = 1.5%, 3 = 0%, 4 = ไม่มี VAT, 5 = 10%, X = vatitem |
| รูปแบบภาษี | โปรดเลือกวิธีการคำนวณภาษี โดยใช้ N สำหรับแยกภาษี และ Y สำหรับรวมภาษี |
| ส่วนลดเป็นจำนวนเงิน | ส่วนลดกรอกข้อมูลเป็นจำนวนเงิน ที่เป็นยอดรวมของทั้งเอกสาร |
| มูลค่าสินค้าไม่รวม VAT | มูลค่าสินค้าไม่รวม VAT เป็นยอดรวมของทั้งเอกสาร |
| มูลค่า VAT | มูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม |
| ประเภท | โปรดระบุประเภทของรายการ โดยใช้ 1 สำหรับสินค้า และ 3 สำหรับบริการ |
| รหัสบาร์โค้ดสินค้า | รหัสบาร์โค้ดสินค้า (ถ้ามี) |
| รหัสสินค้า | รหัสของสินค้า ใช้ให้ไม่ไปซ้ำในฐานข้อมูลสินค้า |
| ชื่อสินค้า | ชื่อสินค้าที่ได้เพิ่มไว้ในฐานข้อมูล |
| จำนวน | จำนวนของสินค้า/บริการ |
| ราคาต่อหน่วย | กรณีของสินค้าที่ข้อมูลในช่องนี้ถูกดึงมาจากฐานข้อมูลสินค้า ในส่วนที่เป็นราคาทุน กรณีที่นำค่าใช้จ่าย ต้องเพิ่มยอดด้วยตัวเอง |
| หน่วยนับ | หน่วยนับของสินค้า/บริการ |
| หน่วยนับย่อย | หน่วยนับย่อยของสินค้า/บริการ (เช่น ชิ้น, ครั้ง) |
| ส่วนลดแต่ละรายการ | ส่วนลดของแต่ละรายการสินค้า ใส่เป็นจำนวนเงิน |
| รายละเอียดสินค้า | รายละเอียดของสินค้า |
| หมายเหตุ | หมายเหตุที่แสดงบนหัวเอกสาร |
| ประเภทภาษี (เฉพาะสำหรับฟีเจอร์ VAT ระดับรายการสินค้า) | โปรดระบุประเภทภาษี เช่น 1 = 7%, 2 = 1.5%, 3 = 0%, 4 = ไม่มี VAT, 5 = 10% |
| มูลค่า VAT (เฉพาะสำหรับฟีเจอร์ VAT ระดับรายการสินค้า) | กรอกมูลค่า VAT ที่เกี่ยวข้องกับสินค้ารายการนั้น |
ขั้นตอนการนำเข้าข้อมูลเข้าสู่ระบบ
- โปรดตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนก่อนดำเนินการนำเข้า เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
- เมื่อเลือกไฟล์เรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม
Import Dataเพื่อเริ่มกระบวนการนำเข้าข้อมูล - ระบบจะแสดงผลการนำเข้าข้อมูลและสถานะของการดำเนินการ
การนำเข้าข้อมูลเสร็จสมบูรณ์
- โปรดตรวจสอบข้อมูลเพื่อยืนยันว่ากระบวนการนำเข้าข้อมูลเสร็จสมบูรณ์และถูกต้องตามที่ต้องการ
การแก้ไขปัญหาเบื้องต้น:
- หากมีข้อผิดพลาดในการนำเข้า โปรดตรวจสอบรูปแบบของวันที่ให้เป็น DD/MM/YYYY และตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลภาษี
- ตรวจสอบว่าข้อมูลที่จำเป็น เช่น รหัสลูกค้า, ชื่อลูกค้า, หรือยอดเงินนั้นมีการกรอกครบถ้วนและถูกต้อง